Anleitung zu Arbeitspaketen und Aktivitäten in Erasmus+
Die neue Erasmus+ Antragstellungsfrist rückt näher. Haben Sie schon einen Blick auf den neuen Antrag geworfen? (Sie können die Formulare hier herunterladen). Kurz gesagt, der neue Projektantrag für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen im Rahmen von Erasmus Plus 2022 weist einige neue Merkmale auf. Einige Abschnitte ändern sich, aber der wichtigste Unterschied zum vorherigen Formular ist die Einführung von Arbeitspaketen (WPs).
Wie Sie wissen, zeichneten sich Innovationsprojekte im Rahmen strategischer Partnerschaften lange Zeit durch das Vorhandensein so genannter “geistiger Leistungen” (Intellectual Outputs, IO) aus, die die wichtigsten greifbaren Ergebnisse eines Projekts darstellten.
Von nun an werden die Projektaktivitäten im Antragsformular in Arbeitspaketen gruppiert. Das neue Antragsformular sieht maximal 5 Arbeitspakete vor, einschliesslich transversaler Aktivitäten wie Verbreitungsaktivitäten. Dies wird natürlich die Art und Weise ändern, wie Sie Ihren Projektplan strukturieren und gestalten.
In diesem Artikel wird beschrieben, was ein Arbeitspaket ist und wie es im Projektantrag angewendet werden kann.
Wahrscheinlich haben die meisten von Ihnen bereits Arbeitspakete zur Beschreibung des Projektplans verwendet, obwohl sie im Antrag nicht vorgeschrieben waren.
Aber lassen Sie uns von vorne beginnen. Was ist ein Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket ist ein Baustein des Projektstrukturplans (PSP), der es Ihnen ermöglicht, die für die Fertigstellung der Arbeit erforderlichen Schritte zu definieren. Ein Arbeitspaket kann als Teilprojekt (oder eine Gruppe zusammenhängender Aufgaben innerhalb eines Projekts) betrachtet werden, das zusammen mit anderen Arbeitspaket-Einheiten das abgeschlossene Projekt bildet.
Es ist allgemein bekannt und anerkannt, dass die Aufteilung der Arbeit in überschaubare Teile (Arbeitspakete) ein Prozess ist, der Ihnen hilft, Ihr Projekt effektiv zu planen, zu verwalten und zu überwachen. Ausserdem ermöglicht es Partnerschaften, gleichzeitig oder nacheinander an verschiedenen Aufgaben des Projekts zu arbeiten. Jedes Team befolgt die im Arbeitspaketplan festgelegten Schritte und schliesst sie innerhalb der vorgegebenen Frist ab. Wenn alle Teams ihre einzelnen Arbeitspakete abgeschlossen haben, wird das gesamte Projekt zusammengeführt und die Ziele sind erreicht.
Je nach Art der Aufgaben können sich die Arbeitspakete auf die Aufgaben konzentrieren, die zu den Hauptergebnissen des Projekts führen, oder sie können sich auch mit dem Management und der Durchführung des Projekts befassen.
Schlüsselelemente eines Arbeitspakets
Da ein Arbeitspaket als ein Teilprojekt betrachtet werden kann, ähneln die Schlüsselelemente eines Arbeitspakets denen eines Projekts. Dazu gehören die folgenden:
1. Ziele des Arbeitspakets
Jedes Arbeitspaket zielt darauf ab, eines oder mehrere der Projektziele zu erreichen. Die Beschreibung des Arbeitspakets sollte mit der Angabe des/der Projektziele(s) beginnen, das/die mit dem Arbeitspaket erreicht werden soll(en). Wie für das Projekt im Allgemeinen legen die Ziele des Arbeitspakets die Methoden, Massnahmen und die Bewertung der Ergebnisse und Resultate des Arbeitspakets fest.
2. Beschreibung der Aktivitäten
Um die Ziele des Arbeitspakets zu erreichen, muss das Projektteam eine Reihe von Aktivitäten durchführen. Der Arbeitspaketplan sollte diese Aktivitäten in einer umfassenden, logisch strukturierten und klaren Weise beschreiben.
Insbesondere sollte auf Folgendes geachtet werden:
– die Verbindung zwischen den Zielen, Methoden und Aktivitäten sowie den Ergebnissen
(Outputs und Outcomes) des Arbeitspakets
– die Verknüpfung mit den Zielen, Methoden und Aktivitäten sowie den Ergebnissen
(Outputs und Outcomes) des Projekts im Allgemeinen.
3. Zeitplan mit Meilensteinen
Alle im Rahmen des Arbeitspakets durchzuführenden Aktivitäten müssen in einem realistischen Zeitplan dargestellt werden, wobei zu berücksichtigen ist, dass einige Aktivitäten abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können. In den meisten Projekten werden Monate als Einheit für die Zeitplanung der Aktivitäten verwendet (z. B. Gantt-Diagramm).
Neben dem frühesten Starttermin und dem spätesten Fertigstellungstermin des Arbeitspakets sollte der Zeitplan auch klare Meilensteine definieren. Ein Meilenstein ist ein geplantes Ereignis, das einen wichtigen Entscheidungszeitpunkt oder das Erreichen eines Schlüsselergebnisses kennzeichnet, so dass die nächste Arbeitsphase beginnen kann. Meilensteine können als Projektkontrollpunkte verwendet werden, um zu überprüfen, wie das Projekt voranschreitet. Sie ermöglichen so eine angemessene Überwachung der Projektdurchführung.
Meilensteine und Indikatoren (oder wichtige Leistungsindikatoren) sind völlig unterschiedliche Elemente. Meilensteine werden manchmal auch als Indikatoren bezeichnet, da sie einen bestimmten Zeitpunkt des Projekts angeben. Indikatoren werden jedoch zur Leistungsmessung verwendet, während Meilensteine der Fortschrittskontrolle, dem Zeitmanagement oder der Markierung des Beginns einer neuen Aktivität dienen. Sagen wir also, dass Indikatoren Massnahmen sind (sowohl qualitativ als auch quantitativ), die es Ihnen ermöglichen, den Fortschritt bei der Verwirklichung der angestrebten Veränderungen zu verfolgen.
4. Ergebnisse (Outputs und Outcomes)
Die Aktivitäten des Arbeitspakets sollten zu spezifischen Ergebnissen führen, d. h. zu Produkten oder Dienstleistungen, die aus den Aktivitäten resultieren und mit den Zielen verbunden sind. Aus dem Arbeitspaketplan sollte klar hervorgehen, welche Outputs und Ergebnisse vorgesehen sind. Bestimmte Arbeitspaket-Outputs können die Form von Evaluationsbeiträgen annehmen. Ein Arbeitsergebnis ist ein materieller Output, der sich auf ein bestimmtes Ziel des Projekts bezieht, z. B. ein Bericht, eine Veröffentlichung, ein Newsletter, ein Tool, eine Website oder eine Konferenz. Sie müssen spezifiziert und im Arbeitspaketplan aufgeführt werden.
5. Rollen und Verantwortlichkeiten
In Kooperationsprojekten werden die Arbeitspakete in der Regel zwischen den Organisationen aufgeteilt, die an dem Projekt mitarbeiten. Obwohl verschiedene Organisationen zu einem Arbeitspaket beitragen können, ist es wichtig, dass eine Organisation die Verantwortung trägt (WP-Leiter). Aus dem Arbeitspaketplan sollte klar hervorgehen, welche Organisation für das Arbeitspaket verantwortlich ist. Zusätzlich sollte angegeben werden, welche Aktivitäten (oder Aufgaben) von wem und mit wem (federführende Organisation oder Task Leader) durchgeführt werden und wer in der Organisation die Fertigstellung des Arbeitspakets überwacht. Dies kann ein Manager, Supervisor, Teamleiter oder ein bestimmtes Teammitglied sein.
6. Beziehung zu anderen Arbeitspaketen
Die Aufteilung eines Projekts in verschiedene Arbeitspakete ist eine Möglichkeit, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Schritte zu verwalten. Daher ist es wichtig, die Integration der Arbeit jedes Arbeitspakets in den breiteren Projektrahmen zu gewährleisten. Die Beziehung der Arbeitspakete zu anderen Arbeitspaketen kann deutlich gemacht werden, indem angegeben wird, wie die Massnahmen auf den Ergebnissen anderer Arbeitspakete aufbauen und wie die Ergebnisse und Resultate von anderen genutzt werden. Die Beziehung zwischen den Arbeitspaketen kann auch durch ein Gantt-Diagramm deutlich gemacht werden.
Nachdem wir die Rolle der Arbeitspakete im Rahmen von Erasmus+ verstanden haben, kommen wir nun zu unseren wichtigsten Tipps für ihre erfolgreiche Strukturierung.
Tipp Nr. 1: Verknüpfung der Arbeitspakete mit den allgemeinen Projektzielen
Die Arbeitspakete sollten aus der Projektbeschreibung abgeleitet werden, die wiederum aus den Projektzielen abgeleitet ist.
Wenn es an der Zeit ist, den Projektplan zu definieren und die Struktur der Arbeitspakete festzulegen, ist es wichtig, dem Bewerter auch zu verdeutlichen, wie dieser Arbeitsplan tatsächlich den Projektzielen dient.
Am besten zeigen Sie das bereits zu Beginn des Abschnitts über die Arbeitspakete (“Was sind die spezifischen Ziele dieses Arbeitspakets und wie tragen sie zu den allgemeinen Zielen des Projekts bei?”). Hierzu können Sie jedes Arbeitspaket (oder eine Kombination von Arbeitspaketen) mit dem/den jeweiligen Ziel(en) des Projekts verknüpfen.
Achten Sie dabei darauf, dass die Darstellung des Arbeitsplans klar und verständlich ist und keine Lücken oder unerwünschten Überschneidungen aufweist. Dies vermittelt dem Bewerter eine sehr aussagekräftige Botschaft und einen positiven Gesamteindruck von Ihrem Projekt.
Tipp Nr. 2: Darstellung der gemeinsamen Arbeit in Arbeitspaketen
Arbeitspakete spiegeln die im Projekt vorgesehene Zusammenarbeit wider, und die Struktur der Arbeitspaket-Tabelle erfordert die Auflistung der an dem Arbeitspaket beteiligten Partner.
Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Partner vollständig verstehen, was von ihnen in dieser Hinsicht und im Hinblick auf das “grosse Ganze” des Projekts erwartet wird. Beachten Sie während dieses Prozesses die folgenden Leitlinien:
Die Zusammenarbeit zwischen den Partnern ist ein wichtiger zusätzlicher Nutzen dieser Art von Projekten. Bitte beachten Sie, dass diese Überlegungen zum Mehrwert der Zusammenarbeit auch im Abschnitt “Partnerschafts- und Kooperationsvereinbarungen” dargelegt werden sollten.
Der Arbeitsplan und die Struktur des Arbeitspakets müssen für die Bewerter (und für Sie, für die künftige Durchführungsphase) absolut sinnvoll sein.
Vermeiden Sie Redundanzen, Überschneidungen und Lücken zwischen Aktivitäten/Aufgaben innerhalb eines bestimmten Arbeitspakets und zwischen verschiedenen Arbeitspaketen.
Verwenden Sie Arbeitspakete und die Zuweisung von Aktivitäten/Aufgaben an Partner innerhalb von Arbeitspaketen, um den Arbeitsablauf und die gemeinsame Arbeit zum Ausdruck zu bringen. Verwenden Sie sie sinnvoll und klar in einer Weise, die es den Bewertern ermöglicht, Ihrer Logik zu folgen.
Tipp Nr. 3: Verknüpfen Sie den Arbeitsplan mit den Profilen der Partner
Die Profilbeschreibung der Partner ist im Abschnitt “Teilnehmende Organisationen” enthalten. Diese Partnerprofile enthalten sowohl allgemeine Informationen als auch relevante Fähigkeiten und Fachkenntnisse der wichtigsten Mitarbeiter/Personen, die an dem Projekt beteiligt sind. Diese Informationen sind für die Bewerter bei der Beurteilung der Durchführbarkeit des Arbeitsplans, des an der Durchführung des Projekts beteiligten Personals und des Mehrwerts der gemeinsamen Arbeit von wesentlicher Bedeutung.
Wir empfehlen daher, diese Informationen bei der Ausarbeitung der Arbeitspakete und des Arbeitsplans entsprechend zu aktualisieren.
Vergewissern Sie sich, dass die Fähigkeiten und das Fachwissen der wichtigsten am Projekt beteiligten Mitarbeiter:innen mit den erwarteten Aktivitäten/Aufgaben übereinstimmen.
Tipp Nr. 4: Arbeitspakete sind die wichtigste Begründung für das Budget
Die in den Arbeitspaketen vorgestellten Arbeiten sind die Hauptbegründung für das beantragte Budget. Es ist unbedingt erforderlich, dass der Arbeitsplan gut konzipiert ist, damit die Bewerter die beantragten Haushaltsmittel richtig einschätzen können, vor allem jetzt, wo die Haushaltsmittel auf Pauschalbasis zugewiesen werden. Eine gute Planung wird sich auch für Sie und Ihre Partner in der Durchführungsphase als vorteilhaft erweisen.
Die grundlegenden Informationen, die in den Arbeitspaketen über den Budgetantrag bereitgestellt werden, sind die Zuweisung von Personenmonaten pro Partner in jedem der Arbeitspakete, die Sie im Abschnitt “Bitte erläutern Sie, wie der diesem Arbeitspaket zugewiesene Zuschussbetrag eine kosteneffiziente Verwendung des Budgets darstellt” beschreiben können.
Zunächst kann der geschätzte Personalaufwand pro Arbeitspaket wie folgt berechnet werden (indikative Methode): Wenn 1 Jahr = 220 (Arbeits-)Tage, dann ist 1 Monat = 220/12 = 18,33 (Arbeits-)Tage. 24 volle Arbeitstage für eine Person wären also 24/18,33 = 1,31 Personenmonate.
Um die gesamten Personenmonate zu berechnen, multiplizieren Sie den Anteil Ihres Aufwands, der mit dem Projekt verbunden ist, mit der Anzahl der Monate des Termins.
Natürlich muss diese Aufteilung der Personenmonate in einem guten Verhältnis zu der im Arbeitspaket dargestellten Arbeit stehen und für die Bewerter sinnvoll sein.
Wir würden empfehlen, diese Darstellung zu verbessern, indem den Bewertern so viele Details wie möglich zur Verfügung gestellt werden, z.B. durch die Angabe der Zuweisung von Personenmonaten auf der Ebene der Aktivitäten/Aufgaben, zusätzlich zur Darstellung dieser Informationen nur auf der Ebene des Arbeitspakets.
Dadurch erhalten die Bewerter ein besseres Bild, das es ihnen ermöglicht, den Plan besser zu beurteilen. Wir wissen aus Erfahrung, dass dies bei den Bewertern wahrscheinlich einen guten Eindruck hinterlassen wird. Sie werden Ihre Bemühungen um eine solche höhere Auflösung der Planung respektieren.
Wenn Sie dies richtig machen, werden die Budgetschätzungen der Partner und der gesamte Arbeitsplan genauer sein. Dies ist natürlich sowohl für die Bewertung als auch für die Durchführung von Vorteil.